Metodologías más populares para la gestión de proyectos

Existe una amplia diversidad de modelos para gestionar proyectos e impulsarlos hacia el éxito. En este artículo te compartimos los cinco más populares. 

Liderar equipos, gestionar actividades y maximizar los procesos para lograr los objetivos puede ser un trabajo complejo. Así como existe una gran diversidad de formas para llevar a cabo un plan en la vida personal, en el ámbito de la gestión de proyectos empresariales, también hay variedad de opciones que impulsan la administración de una idea de negocio para que sea exitosa. 

Actualmente, hay hasta 12 tipos de gestión de proyectos, sin embargo, algunos son más utilizados que otros. En este artículo nos concentramos y profundizamos en los tipos de gestión más populares. 

Métodos de gestión de proyectos más utilizados 

La gestión de proyectos es un conjunto de acciones determinadas que garantizan el logro de una meta empresarial. En dicha gestión existen técnicas distintas con sus ventajas y desventajas, además, no todas encajan con todo tipo de proyectos.

1. Gestión de proyectos en cascada o Waterfall

Es una de las metodologías más comunes que surge por primera vez en 1970, en las industrias de fabricación y construcción. Creada por Winston Walker Royce, un científico en computación reconocido por ser pionero en el mundo del desarrollo de software. El sistema de gestión Waterfall fue adaptado a una variedad de industrias debido a su secuencia lógica y de fácil implementación, motivo por el cual es tan popular hasta la fecha.

Entre las ventajas del modelo Waterfall destacan las siguientes:

• Es una metodología fácil de administrar porque se compone de fases, para las cuales se tienen documentos específicos, y porque el proceso de revisión es bastante sencillo.

• La planificación y programación de actividades es simple y clara, debido a que los requisitos y objetivos del proyecto se definen en la primera fase. 

• Es un modelo que puede adaptarse en proyectos pequeños. 

• Se cuenta con un cronograma del proyecto, por lo tanto, es posible realizar una estimación de los costos, los recursos y el tiempo necesario para el logro de cada objetivo.

• Es fácil medir el progreso a medida que se avanza.

Algunas de sus desventajas son que no es un tipo de gestión de proyectos ideal para trabajos de gran tamaño, es indispensable tener los requisitos y objetivos definidos desde el principio, y es un modelo que no permite hacer cambios al plan. La gestión de proyectos Waterfall es lineal y carece de flexibilidad para adaptarse a eventos inesperados.

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2. Gestión ágil de proyectos o agile project management

Uno de los tipos de gestión de proyectos con mayor índice de aprobación en las industrias de software. Se trata de un estilo basado en los 12 principios básicos del manifiesto ágil, establecido en 2001 por desarrolladores y programadores. Esta metodología de gestión de proyectos busca la eficacia, resultados de calidad y la generación de proyectos de alto valor.  Además se caracteriza por construir relaciones sólidas entre el equipo y el cliente.

Las ventajas de la gestión ágil de proyectos son las siguientes:

• Se trabaja en pequeñas fases y en equipos.

• Adecuada para empresas y sectores en contextos de cambio constante.

• Fomentan el enfoque proactivo de los colaboradores para conseguir la excelencia de los objetivos.

• Se logra mayor participación y compromiso por parte de los clientes, lo que al final se refleja en mayor satisfacción. 

• El trabajo colaborativo y la división de las tareas fomenta la motivación y una mejor organización.

• Las métricas utilizadas para estimar aspectos como tiempo, costos, rendimiento, entre otros, son más reales en proyectos ágiles que en proyectos tradicionales gracias a la división de actividades y fases.

• Se tiene mayor control sobre el proyecto, así como más capacidad para predicción y reducción de costos.

Algunas desventajas son que al principio del proyecto es difícil ser precisos con la cantidad de tiempo y dinero que se necesitará para completarlo, el equipo debe tener una base sólida y habilidades específicas, se requiere de mucha interacción con el cliente para asegurarse de satisfacer sus necesidades. Por otra parte, es posible que el proyecto se expanda de forma descontrolada debido a la falta de límites, es importante ser preciso y no dejarse llevar por la flexibilidad de esta metodología.

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3. Metodología SCRUM

Se basa en un conjunto de periodos cortos, de tiempo fijo, que se usan para crear ciclos del proyecto, los cuales tienden a durar de una a dos semanas y se organizan con equipos de hasta 10 personas. La metodología SCRUM se caracteriza por ayudar a los equipos a estructurar y gestionar el trabajo a través de un conjunto de valores, principios y prácticas.

Las principales ventajas de SCRUM son:

• Claridad en los objetivos y alcances, pues desde el inicio del proyecto se establecen los requisitos, prioridades y las fechas de entrega.  

• Es una metodología flexible, adaptable y con alta capacidad de reacción ante cualquier cambio.

• Consecuencia de lo anterior, hay un mayor control de imprevistos. 

• Los equipos de trabajo son muy productivos gracias a la libertad que se tiene para organizarse, planear tiempos y formas de trabajo.

Su principal desventaja es que, a pesar de ser un método muy fácil de aprender y ejecutar, para trabajar con él hay que conocerlo previamente, debido a que tiene un marco teórico y una serie de fundamentos que hay que poner en marcha correctamente para garantizar el éxito del proyecto. Otros inconvenientes de la metodología SCRUM son que las tareas y plazos siempre deben estar definidos, no hay lugar para tareas incompletas, no se recomienda utilizarse con equipos de gran tamaño ni sin experiencia previa, y por último, para trabajar con SCRUM es posible que la empresa tenga que realizar cambios organizativos en sus departamentos. 

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4. Metodología Kanban

Es un tipo de gestión de proyectos donde se representan las tareas pendientes ​​ usando elementos visuales como tableros. Es un método útil para visualizar mejor los flujos de trabajo y el progreso de los proyectos. Una característica importante es que no tiene un proceso estrictamente definido como otras metodologías, pues su objetivo principal es concentrarse en las tareas más importantes del proyecto, al mismo tiempo que se mantiene una estructura simple.

Algunas de las ventajas de la metodología Kanban más importantes son las siguientes:

• Es posible medir el rendimiento de los trabajadores y detectar cualquier problema que surja en el proceso.

• El flujo de trabajo se define en cada fase del proyecto gracias a la organización de las tareas por etapas y de la duración estimada de cada una de ellas.

• Gracias a la organización del flujo de trabajo es posible medir y cumplir con los tiempos de entrega.

• Hay una distribución de tareas adecuada y donde todo el equipo puede ver la evolución del proyecto.

• Es posible mejorar la calidad de los resultados gracias a la buena gestión del tiempo y supervisión que hacen posible la detección temprana de problemas. 

• Se evita la acumulación de trabajo. 

Un inconveniente de este método de gestión es que no es ideal para proyectos muy grandes, ya que puede resultar muy costoso, es limitado a un número de tareas y no permite anticiparse a cambios de gestión provocados por la acumulación de nuevas tareas.

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5. Metodología Lean

Tiene como objetivo optimizar los procesos y crear un marco simple, para cumplir con las necesidades del proyecto. Se distingue de otros modelos de gestión porque tiene el propósito de lograr más con menos esfuerzo y eliminar actividades que no aportan valor. Para implementar la metodología Lean, se requiere de un cambio estratégico en la empresa, es decir, una nueva forma de enfocar el negocio para agilizar todos los procesos.

Las ventajas de la metodología Lean son:

• Permite acortar el tiempo de entrega.

• Reducción de costos de producción.

• Se mejoran los indicadores de calidad.

• Aumenta la productividad de los equipos y de la empresa misma.

• Se genera valor agregado.

Entre sus desventajas están que, para evitar acumulaciones de trabajo, los procesos deben seguirse con gran precisión, pueden surgir problemas entre el personal y la dirección de la empresa por los posibles recortes o eliminación de actividades (por lo tanto, se requiere de un buen equipo de RR. HH.), suele ser una metodología que implica bastante tiempo y dinero, y por último, deben revisarse a profundidad los sistemas y procesos de la empresa (lo que puede generar estrés y resistencia en los equipos).

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Algunos de los cursos a los que se tiene tener a estudiar esta carrera en Saint Leo University incluyen:

• Introducción a la gestión de proyectos.

• Gestión del riesgo en proyectos.

• Análisis de costos y toma de decisiones.

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