¿Qué es un portafolio de proyectos?

La gestión de proyectos se apoya de diversas herramientas para establecer estrategias y lograr los objetivos de las empresas. Una de esas herramientas es el portafolio de proyectos.

El mundo empresarial es dinámico y trabaja con una gran diversidad de elementos para desarrollar proyectos con sus respectivas estrategias para el logro de objetivos. Una misma empresa puede utilizar simultáneamente una variedad de herramientas para la gestión de proyectos, y entre ellas encontraremos al portafolio de proyectos.

¿Qué es un portafolio de proyectos?

El portafolio de proyectos hace referencia a un conjunto de proyectos, programas y trabajos diversos agrupados en un mismo sitio, con el objetivo de facilitar al administrador su trabajo de gestión. En el portafolio de proyectos se encuentran las actividades y objetivos estratégicos de las empresas, así como cualquier otro proyecto o programa que no está necesariamente relacionado de forma directa al proyecto principal y a sus métricas. 

Una empresa puede contar con varios portafolios de proyectos, así como con otros componentes que contribuyen a la optimización de los diferentes recursos de la organización, que van desde los recursos financieros hasta el recurso humano. La finalidad es utilizar dichos recursos adecuadamente y dar prioridad a los elementos que beneficien en mayor medida a la empresa. 

¿Qué es la gestión de portafolio?

La gestión de portafolio de proyectos se define como una forma de administración centralizada de uno o más portafolios. Consiste en identificar y establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y cualquier otro trabajo relacionado que contribuya al logro de objetivos específicos. 

Este tipo de gestión tiene como propósito asegurar que los proyectos y los programas sean revisados y evaluados para poder establecer prioridades adecuadas y los recursos necesarios. Por otro lado, tiene la misión de asegurar que el portafolio sea consistente y coherente con el resto de las estrategias de la empresa.

Un portafolio de proyectos usualmente es gestionado por un director o gestor de portafolio. Para ejercer esta labor, se requieren ciertas habilidades y conocimientos. 

¿Cuáles son las responsabilidades de un gestor de portafolio de proyectos?

Algunas de las tareas que están en las manos de cualquier gestor o administrador de proyectos son las siguientes:

• Establecer las bases de selección de prioridad de los proyectos.

• Gestionar las comunicaciones de los proyectos.

• Gestionar el rendimiento de los proyectos.

• Definir los procesos.

• Seleccionar y configurar el software especializado para la estandarización de los procesos.

• Fijar métricas de ejecución.

La gestión de portafolio de proyectos es una tarea compleja que exige de la madurez organizacional, colaboradores capaces y competentes y un enfoque sistemático en los proyectos. 

El trabajo de un gestor de portafolio se resume en asegurarse de que los proyectos del portafolio cuenten con las actualizaciones de estado recientes y relevantes. De otra forma, será imposible observar un impacto positivo en los objetivos estratégicos de la empresa. 

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¿Cuáles son las ventajas de la gestión de portafolio de proyectos?

La gestión de portafolios de proyectos ayuda, tanto al gestor como a los miembros del equipo, a obtener una visión de gran escala sobre los proyectos, iniciativas y estrategias. Estas son algunas de las ventajas de este tipo de gestión:

• Los miembros del equipo tienen mayor visibilidad sobre los proyectos.

• El equipo está en sintonía con los objetivos de la empresa y sus actividades.

• Es posible realizar una planificación estratégica de alto nivel.

• Se tiene acceso a un mayor porcentaje de información en un mismo sitio.

• Se desarrollan mejores workflows.

• Facilita la gestión de riesgos.

• Se fomenta la creatividad en el trabajo.

• Es posible observar el progreso de los proyectos.

• Facilita la toma de decisiones.

Utilizar el portafolio de proyectos correctamente ayuda a la visión general de las empresas y contribuye en la toma de decisiones estratégicas que permiten el logro de objetivos. Se trata de una herramienta de suma utilidad e importancia en el mundo empresarial. 

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