Presupuesto de transporte: ¿qué es y cómo elaborar uno?

Aprender a desarrollar y manejar un presupuesto de transporte es de alta importancia, sobre todo en una disciplina tan susceptible a los cambios constantes que se presentan en el entorno como lo es la logística.     

El sector de la logística es sensible a las variaciones del entorno, es por esto que las empresas necesitan de profesionales especializados en logística encargados de desarrollar estrategias eficientes para que los inconvenientes puedan ser superados y así mantener sus niveles de competitividad. Entre las estrategias para las empresas de logística vamos a encontrar el ahorro o disminución de costos de transporte y los presupuestos para los encargados de llevar la mercancía de un punto a otro. A continuación, te explicamos con más detalle.

¿Qué es un presupuesto de transporte?

Un presupuesto de transporte es un estimado de los costos asociados con el traslado de mercancías o productos de un lugar a otro. Es un aspecto esencial de la planificación logística, pues ayuda a anticipar y controlar los gastos específicos de transporte, lo cual es crucial para una gestión eficiente de los recursos de una empresa.

Componentes de un presupuesto de transporte

Un presupuesto de transporte generalmente incluye varios elementos clave como los costos directos, indirectos, costos fijos y variables, y costos adicionales. Enseguida te explicamos cada uno. 

Costos directos

Son los gastos que surgen directamente de la operación de transporte, como el combustible, los salarios de los conductores, el mantenimiento de los vehículos, y los peajes. Según expertos en logística, como los de Supply Chain Dive y Logistics Bureau, estos costos suelen representar la mayor parte del presupuesto.

Costos indirectos 

Incluyen gastos que, si bien no están directamente relacionados con el transporte, impactan en el costo total. Aquí se pueden incluir seguros, impuestos y los costos administrativos asociados con la gestión del transporte.

Costos Fijos y variables

Los costos fijos son aquellos que no cambian con la cantidad de bienes que se trasportan, como la depreciación del vehículo. Por otro lado, los costos variables fluctúan según la cantidad de bienes o distancias, como el combustible y el desgaste del vehículo. John Manners-Bell experto, autor de Supply Chain Risk Management: How to Design and Manage Resilient Supply Chains, destaca que comprender la diferenciación entre estos costos es clave para una mejor gestión financiera.

Costos adicionales

Estos son costos que pueden surgir a partir de circunstancias particulares o decisiones empresariales. Entre ellos se encuentran los costos de almacenamiento (en caso de que los bienes deban guardarse temporalmente durante la etapa de transporte), costos administrativos, multas, sanciones, costos de capacitación y contingencias. 

Beneficios de tener un presupuesto de transporte

Desarrollar presupuestos logísticos es indispensable para una gestión financiera saludable y estable dentro de las empresas y el transporte, una de las partes más importantes dentro de la cadena de suministro, es un elemento que, al ser correctamente manejado ofrece múltiples beneficios, entre los más relevantes se incluyen los siguientes:

1. Ayuda con la optimización de los procesos gracias a que se consigue identificar aquellos procesos que no son efectivos y que representan gastos significativos para la empresa.

2. Promueve el ahorro y la reinversión, pues al detectar elementos poco ventajosos se puede tomar la decisión de invertir en otros como mejor tecnología en los medios de transporte de logística.

3. Permite ofrecer costos más bajos al cliente final, ya que, cuando la empresa reduce los costos de transporte de distribución, ofrece precios más económicos al cliente, lo que representa una gran ventaja competitiva. 

Además, un presupuesto bien elaborado permite a las empresas optimizar sus rutas, negociar mejores precios con proveedores de transporte, y reducir costos innecesarios, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y competitividad en el mercado.

¿Cómo crear un presupuesto de transporte?

Hoy en día, numerosas compañías y expertos en el mundo de la logística tienen sus propias recomendaciones para desarrollar presupuestos logísticos adecuados. De acuerdo con el sistema para la planificación de rutas y monitorización en tiempo real de los transportistas, Beetrack, una forma de reducir considerablemente los costos de transporte es implementando tecnologías de rastreo y de planificación de rutas, ya que permiten mejorar la efectividad de los procesos. 

Por otra parte, el sitio oficial de la Agencia de Transportes OnTruck comparte una serie de consejos para evitar costos adicionales en la logística de transporte. Los puntos son los siguientes:

1. Encontrar proveedores flexibles y con una gran capacidad de transporte.

2. Considerar y dar importancia a la tasa de puntualidad o entrega a tiempo.

3. Implementar la comunicación proactiva.

4. Seleccionar transportistas profesionales y cualificados.

5. Comprobar las tarifas de transporte para cada servicio y ruta.

La revista Transporte Latino comparte en su sitio web oficial que los presupuestos no se limitan únicamente al costo de los camiones o medios para trasladar mercancía, también es importante que el personal encargado disponga de un presupuesto, pues de esta forma la empresa tiene conocimiento del destino de sus recursos, es por ello que comparte 7 consejos para elaborar un presupuesto realista. Los puntos son los siguientes:

1. Conocer los hábitos de gasto del personal encargado del medio de transporte.

2. Determinar el sueldo neto del personal.

3. Establecer una lista de gastos mensuales.

4. Categorizar la lista de gastos en gastos fijos y variables.

5. Calcular el total de los gastos e ingresos.

6. Analizar los gastos del personal y hacer ajustes requeridos.

7. Revisar el plan y los objetivos de cada mes.

Como puedes notar, un presupuesto de transporte no es solo un plan de costos, sino una herramienta estratégica de control financiero para la gestión eficiente de las operaciones logísticas. Un presupuesto de costos de transporte permite a las empresas comparar los costos estimados con los reales, identificar desviaciones y ajustar las estrategias de transporte cuando sea necesario.