¿Cuál es el ciclo de vida de un proyecto?

Existe una variedad considerable de proyectos, cada uno con sus objetivos y características propias; sin embargo, independientemente del tipo de proyecto, todos atraviesan las mismas etapas, aun cuando cada uno requiere de un conjunto único de procesos y tareas. Siempre hay un ciclo de vida con un principio, un desarrollo y un final.

El ciclo de vida de un proyecto permite tener un margen de predicción que ayuda al gestor a planear y organizar las acciones a realizar en las diferentes fases. 

La importancia del ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto puede ser descrito como un proceso de alto nivel que es necesario para que un proyecto sea exitoso y alcance sus objetivos. El objetivo de la gestión de este ciclo se puede resumir en evitar las pérdidas de dinero. De acuerdo con una investigación del Project Management Institute, por cada $1,000 millones de dólares invertidos por las empresas en proyectos en Estados Unidos, $122 millones se pierden gracias a la mala gestión del proyecto.

“El desperdicio de dinero y recursos puede evitarse con una gestión eficiente del proyecto, ya que el 57% de los proyectos no exitosos fracasan por fallas en la comunicación. En las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, propones la idea del proyecto, defines las metas, planificas la ejecución y lo guías hasta completarlo”, afirma la empresa Lucid, una suite de colaboración gráfica integral. 

Para sacar el máximo provecho a cada una de las etapas del ciclo de vida de un proyecto se requieren de conocimientos específicos del sector para así lograr ejecutar con eficiencia la planificación, organización y gestión de recursos y completar un proyecto en los tiempos establecidos. Con esto en mente, Saint Leo University ofrece el programa de Licenciatura en línea en Administración de Empresas con Concentración en Gestión de Proyectos, que podrás estudiar completamente en español. Al egresar de esta licenciatura virtual podrás trabajar en diversas industrias como la construcción, turismo y en el desarrollo de nuevos productos, así como también estarás capacitado para brindar apoyo a distintos sectores, capitalizando oportunidades externas. 

¿Cuáles son las características del ciclo de vida de un proyecto?

Antes de pasar a describir las diferentes etapas del ciclo de vida de un proyecto, vamos a definir las características que representan a este proceso:

• Generalmente, las fases son secuenciales y los nombres y números son determinados según sean las necesidades y características propias del proyecto.

• Las fases se dividen por objetivos​, por resultados o entregables intermedios.

• Se determina un punto de inicio y de fin para cada una de las fases. En ocasiones esto es llamado punto de control.

• El ciclo de vida de un proyecto brinda a los colaboradores un marco de referencia básico y general, a pesar de que existan tareas individuales.

• El ciclo de vida del proyecto​ puede ser determinado por aspectos únicos de la organización, del sector o de la tecnología disponible.

¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de un proyecto?

De acuerdo con la plataforma de gestión del trabajo de Wrike, el ciclo de vida de un proyecto se compone de las siguientes 5 etapas:

1. Fase de inicio

Se trata de la primera etapa. El objetivo de este primer punto es definir el proyecto, desarrollar un argumento comercial y obtener la aprobación del mismo. Durante esta etapa el gestor de proyectos se dedica a realizar estudios de viabilidad, a crear un plan de ejecución del proyecto, identificar a las partes interesadas clave, seleccionar las herramientas para la gestión, entre otras actividades. 

Al concluir con esta primera etapa, se debe comprender el propósito, los objetivos, los requisitos y los riesgos a lo que se enfrenta el proyecto.

2. Fase de planificación

Esta segunda etapa es la que permitirá crear una hoja de ruta del proyecto que pueda servir de guía para todo el equipo de trabajo. En esta etapa se describen los detalles y se definen los objetivos que se quieren alcanzar, tomando en cuenta los requisitos establecidos por la empresa. 

Durante esta etapa el gestor de proyectos se dedica a trazar un plan para el proyecto, desarrollar un plan de recursos, definir objetivos, definir medidas de rendimiento comenzar la comunicación de funciones y responsabilidades, crear planes de contingencia, entre otras tareas.

3. Fase de ejecución

En esta etapa es donde se asignan al proyecto el tiempo, el dinero y el equipo de trabajo. Para iniciar esta tercera etapa, generalmente se realiza una reunión donde el equipo completo se presente, se hablan sobre los antecedentes del proyecto, el alcance que tendrá, cómo se va a realizar y se aclaran las funciones y responsabilidades de los colaboradores. También se hace mención a los canales de comunicación que se utilizarán, así como a las herramientas a emplear. 

4. Fase de seguimiento

Esta etapa se mueve en paralelo con la etapa de ejecución, pues a medida que avanza el proyecto, el gestor debe asegurarse de que todas las acciones y los colaboradores se dirijan en la misma dirección y que esta sea la correcta. En esta fase se realizan los ajustes requeridos de acuerdo a los diferentes percances que puedan surgir en el proceso. 

Durante esta parte del ciclo, el gestor de proyectos se dedica a gestionar recursos, supervisar el rendimiento del proyecto, gestionar los riesgos, hacer modificaciones al plan del proyecto, entre otras tareas.

Al concluir esta fase, se deben haber completado los objetivos acordados del proyecto.

5. Fase de cierre

Se trata de un momento crítico en el ciclo de vida de un proyecto, pues se señala el final oficial del proyecto y se permite un tiempo para la reflexión, las conclusiones y la organización de los materiales.

En esta última etapa, el gestor de proyectos se dedica a hacer un inventario de los resultados, identificar y compartir los aprendizajes obtenidos, realizar una retroalimentación, comunicar los resultados y, finalmente, celebrar la conclusión del proyecto y reconocer a los colaboradores involucrados. 

Es importante conocer las etapas que conforman al ciclo de vida de un proyecto, pues podemos concluir que este ciclo pone en la perspectiva de los gestores aquello que se necesita hacer para alcanzar los objetivos que busca alcanzar la empresa. Te invitamos a complementar esta lectura con nuestro artículo ¿Qué habilidades son necesarias para gestionar proyectos?, donde encontrarás una serie de habilidades que, de acuerdo con el software de gestión de proyectos integral de Colombia, Ghazal App, son indispensables para aquellos que buscan una carrera en el sector empresarial. 

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