¿Qué es la administración de proyectos y cómo se implementa en una empresa?

Las empresas se desarrollan, crecen y se transforman, a través de la implementación de diferentes proyectos que surgen por necesidades varias. Descubre qué es la administración de proyectos, cuáles son sus etapas y los beneficios que aporta a los negocios.

Un proyecto es un elemento crucial en las empresas. Idear, planificar e implementar un proyecto, significa ejecutar un conjunto de acciones dirigidas a una serie de objetivos, requerimientos y posibilidades de la organización. Se trata de escribir un camino de procesos donde se puedan ir cumpliendo poco a poco las metas, hasta llegar al objetivo final. 

Para que el proceso sea exitoso, los empresarios se apoyan de la administración de proyectos, que consiste en llevar una gestión equilibrada de los procesos, sabiendo separar con conocimiento y paciencia las tareas que son cruciales y urgentes, de aquellas que pueden esperar o necesitan reevaluarse. A continuación, te compartimos más información. 

¿Qué es la administración de proyectos? 

También conocida como gestión de proyectos, es una técnica que se implementa con una metodología enfocada en cumplir objetivos. En la práctica, el gestor planifica un camino de acción con el propósito de lograr un objetivo, a lo que se denomina proyecto, el cual debe tener un objetivo claro, un tiempo determinado de cumplimiento, procedimientos, recursos y una logística particular que brinda fortaleza a las acciones de cada etapa.

¿Cuáles son los beneficios de la administración de proyectos? 

Tener un plan de acción organizado representa grandes beneficios para las empresas, entre ellos los siguientes:

1. Mejora la eficiencia del proyecto.

2. Aumenta el crecimiento empresarial y brinda nuevas oportunidades de negocio.

3. Ofrece mayor flexibilidad al momento de trazar una estrategia para completar el proyecto.

4. Brinda la oportunidad de ampliar los servicios de la empresa y, por lo tanto, de encontrar oportunidades comerciales. 

5. Aumenta la productividad. 

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¿Cómo se implementa en una empresa la administración de proyectos? 

Todo proyecto se conforma de un conjunto de etapas en las que se delimitan tareas, tiempo, recursos y objetivos específicos que conducen a un objetivo final. Enseguida te explicamos las fases de la administración de proyecto. 

Fase 1: Inicio del proyecto 

Durante esta etapa se determina qué tan viable es el proyecto. Se abordan temas como el plan de negocio, los beneficios y objetivos que se quieren lograr, además, se reflexiona de forma general acerca de conceptos como el éxito. Al final de dicha reflexión, se aprueba o no la idea del proyecto, y así se pasa a la siguiente fase o se vuelve a empezar con otra idea. 

Fase 2: Planificación 

Una vez aprobado el proyecto, es momento de profundizar en los detalles y elaborar un plan para ejecutar la idea. En esta etapa se define el objetivo del proyecto, los indicadores clave de rendimiento (KPI), el alcance, el presupuesto y los riesgos. Por otro lado, se establecen las actividades que se deben realizar los tiempos para cumplirlas. 

Fase 3: Ejecución del proyecto

En esta fase, es donde se realiza la mayor parte del trabajo, pues es cuando se completan las actividades del proyecto. Se comienzan a implementar todas las estrategias definidas, y se procura que se sigan las pautas definidas en cuanto a tiempo y recursos. Al mismo tiempo que se pone en marcha el proyecto, se da inicio a la siguiente fase, en otras palabras, la fase 3 y 4 se implementan de forma simultánea. 

Fase 4: Supervisión 

Como ya mencionamos, al mismo tiempo que se realizan las tareas del proyecto, estas se evalúan. En la etapa de supervisión, el gestor del proyecto se asegura que las actividades y estrategias se estén realizando correctamente. También se revisan aspectos como el cumplimiento de plazos y del presupuesto, y se realizan reuniones periódicas para que los colaboradores estén actualizados sobre la evolución del proyecto, para corregir el rumbo en caso de ser necesario. 

Fase 5: Cierre del proyecto

En la etapa de cierre, se realiza un análisis para determinar si el proyecto ha ido bien, así como para mencionar los puntos de mejora. Además, el equipo se reúne para compartir su experiencia, dar opiniones y sugerencias para futuros proyectos. Por último, el gestor realiza un informe final que se presenta a las partes interesadas en caso de ser necesario, también se guarda toda la documentación para poder acceder a ella fácilmente y consultarla en el futuro.

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